Für Unternehmen gelten in Deutschland gesetzliche Vorgaben zur Archivierung von geschäftlichen Schriftwechseln per E-Mail. Während Sie bei Ihren privaten E-Mails eine Archivierung nach eigener Verantwortung implementieren können, müssen Unternehmen (ausgenommen von Nichtkaufleiten wie Kleingewerbetreibende und Freiberufler) zum Beispiel aus steuerrechtlichen und buchhalterischen Gründen E-Mail-Kommunikation für bestimmte Zeit manipulationssicher und verschlüsselt archivieren. Hierbei ist ein Archiv nicht mit einem einfachen Backup zu vergleichen, stattdessen muss jede gesendete und empfangene E-Mail während der Verarbeitung sofort individuell archiviert werden.
Zuständigkeiten für die Archivierung
Für die Archivierung ist die jeweilige Geschäftsführung verantwortlich. Sollten Unternehmen ihre geschäftlichen E-Mails nicht archivieren, drohen steuerliche Strafmaßnahmen und rechtliche Konsequenzen. Zum Beispiel kann eine Verletzung der Buchführungspflicht mit einer Freiheitssttrafe von bis zu 2 Jahren oder Geldstrafen geahndet werden.
Gesetzlicher Hintergrund
Die Archivierungpflichten regeln das Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabeanordnung (AO) sowie die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Zusätzlich regeln das Bundesdatenschutz- und Telekommunikationsgesetz Sonderfälle.
Aufbewahrungsfristen für E-Mails
Nach § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als solcher Handelsbrief werden alle E-Mails definiert, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Zusätzlich unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht:
- Handelsbücher, Inventare, Handelsabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
- die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
- Wiedergaben der versandten Handels- und Geschäftsbriefe,
- Buchungsbelege,
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Zusammengefasst bedeutet das, dass der komplette E-Mail-Verkehr, der eine geschäftliche Relevanz hat, geordnet abgespeichert werden muss – inklusive den Dateianhängen, wenn die betreffenden E-Mails ohne diese nicht verständlich sind. Geschäftlich relevant sind:
- E-Mails, über die Geschäfte durchgeführt und abgeschlossen wurden (z.B. Auftragsbestätigungen, Verträge, Lieferpapiere, Rechnungen, Zahlungsbelege),
- außerdem E-Mails, die Geschäfte aufgehoben oder vorbereitet haben (etwa Reklamationsschreiben, die Kontaktierung von potenziellen Kunden über den Vertrieb und Aufträge sowie Auftragsänderungen).
E-Mails mit derartigen Inhalten – sowohl verschickte als auch empfangene – müssen verwahrt werden. Dementsprechend sind sowohl interne E-Mails auch als solche, über die kein Geschäft zustande gekommen ist, ausgenommen und brauchen nicht archiviert werden. Gleiches gilt für Spam- und Werbemails und Newsletter.
Aufbewahrungsfristen für E-Mail-Archive
Aus § 146 AO und §239 HGB ergeben sich folgende Bedigungen für die revisionssichere E-Mail-Archivierung:
Alle Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderlich, ordentlich und nachvollziehbar geführt werden. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern. Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist hingegen gilt für empfangene und gesendete Handelsbriefe.
